Informações sobre o funcionamento da FEC nas próximas semanas – COVID-19

Como é do conhecimento geral, o quadro da pandemia do Coronavírus (COVID-19) tem evoluído com velocidade em nosso País. Por esta razão, as medidas adotadas tendem a se alterar rapidamente com as modificações no quadro geral e com as novas determinações do Ministério da Saúde e das demais autoridades governamentais, assim como com a experiência que vamos adquirindo no dia a dia do nosso trabalho.

Este segundo comunicado tem por objetivo informar as novas medidas que a FEC está adotando, tendo sido alinhadas com os comunicados feitos pela PLAP/PROPLAN/UFF.

Estas novas medidas substituem as anteriores e estarão válidas até o dia 20/04/2020, podendo ser prorrogadas ou alteradas a depender da evolução da situação e das novas determinações do Ministério da Saúde e das demais autoridades governamentais.

A partir de 20/03/2020, próxima sexta-feira, o funcionamento da FEC se dará na forma de trabalho remoto de 9 a 18 horas. Com isso, as solicitações destinadas a esta Fundação deverão ser realizadas do seguinte modo:


1 – PROTOCOLO

1.1 – O protocolo será feito por meio digital. A documentação deverá ser digitalizada, com as assinaturas originais, e enviada para o e-mail protocolo@somosfec.org.br.
1.2 – Os documentos deverão ser encaminhados pelo e-mail do(a) coordenador(a) do projeto, ou de pessoa por ele(a) designada, estando o e-mail do(a) coordenador(a) sempre em cópia.
1.3 – Solicitamos que o(a) coordenador(a) mantenha em seu poder a documentação original, em meio físico, para entregá-la à FEC tão logo cessado este momento de contingenciamento.

2 – CONTRATOS UFF-FEC

2.1 SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA
Desde janeiro de 2019, todas as solicitações de propostas são realizadas pelo SISPRO (app.uff.br/sispro).
2.2 INSTRUMENTOS JURÍDICOS
Novos projetos, desde janeiro de 2019, são iniciados no Sispro, portanto já seguem os trâmites virtuais.


3 – PRESTAÇÃO DE CONTAS

3.1 O trabalho será realizado de forma remota. Dúvidas deverão ser enviadas para o e-mail projetos@somosfec.org.br.

4 – CONTRATOS E CONVÊNIOS TRIPARTITE

4.1 – SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS
a) Deverão ser feitas para o e-mail captacao@somosfec.org.br
b) No caso de proposta via SIGITEC, deverá ser solicitada a planilha dos custos da FEC para o e-mail captacao@somosfec.org.br.
4.2 – INSTRUMENTOS JURÍDICOS
a) Os contratos a serem assinados deverão ser enviados em formato digital, para o e-mail captacao@somosfec.org.br.
b) Os contratos já assinados pelas partes deverão ser enviados por e-mail, com assinatura original digitalizada, para captacao@somosfec.org.br.

5 – APOSTILAMENTO

5.1 No caso dos projetos que já tramitam no SISPRO, não haverá nenhuma alteração. As solicitações de apostilamento são feitas diretamente no sistema.
5.2 Os documentos digitalizados deverão ser enviados por e-mail para cursos.eventos@somosfec.org.br, conforme orientações contidas no item 1.

6 – TERMO ADITIVO

6.1 No caso dos projetos que já tramitam no SISPRO, não haverá nenhuma alteração. As solicitações de termo aditivo são feitas diretamente no sistema.
6.2 No caso de aditivos de valor para contratos tripartites e convênios, que precisam de proposta comercial, as solicitações deverão ser enviadas para o e-mail captacao@somosfec.org.br.
6.3 As minutas referentes aos processos físicos deverão ser enviadas para o e-mail protocolo@somosfec.org.br.

7 – COBRANÇA E INFORME DE RENDIMENTOS DE CURSOS

7.1 Os atendimentos referentes a Informe de Rendimentos de boletos pagos e cobranças serão realizados exclusivamente pelo e-mail contas.receber@somosfec.org.br.

8 – ENTREGA DE MATERIAL
8.1 Entregas deverão ser agendadas com a Gerência de Suprimentos pelos contatos: (21)99462-7278 / suprimentos@somosfec.org.br.

9 – NOTAS FISCAIS

9.1 As Notas Fiscais para pagamentos de fornecedores de serviços ou de produtos, deverão após o recebimento do material ou serviço, serem enviadas em PDF para suprimentos@somosfec.org.br, para em ato contínuo serem submetidas para assinatura na plataforma D4S, não havendo necessidade do envio do documento físico para FEC.
9.2 Solicitamos que o(a) coordenador(a) mantenha em seu poder a documentação original, em meio físico, para entregá-la à FEC tão logo cessado este momento de contingenciamento.

10 – CONTRATOS E ADITIVOS DE PESSOA JURÍDICA

10.1 Os contratos e aditivos de Pessoas Jurídicas serão enviados para assinatura das partes e testemunhas na plataforma D4S, não havendo a necessidade do envio do instrumento físico para FEC.
10.2 Os documentos originais deverão ser enviados, via correio, conforme orientação que será enviada por e-mail.

11 – ATENDIMENTO REMOTO

11.1 Com o objetivo de preservar a manutenção dos serviços prestados pela FEC e mitigar, ao máximo, os prejuízos provocados por este momento difícil, seguem números de telefones e/ou e-mails institucionais específicos para cada área:
Gerência de Admin. de Projetos: (21)97674-7101 / projetos@somosfec.org.br
Sec. Administrativa: (21)97674-9429 / secretaria@somosfec.org.br
Gerência de RH: (21)97674-5549 / recursos.humanos@somosfec.org.br
Gerência de Suprimentos: (21)99462-7278 / suprimentos@somosfec.org.br
Superintendência: (21)99462-7283 / superintendencia@somosfec.org.br
Núcleo de Captação e Elaboração de Projetos: captacao@somosfec.org.br
Diretoria: diretoria@somosfec.org.br

12 – SOBRE A IMPOSSIBILIDADE DE ATENDIMENTO REMOTO

12.1 Casos urgentes, nos quais o envio de documentos digitalizados não possa ser feito por e-mail, serão tratados individualmente e de maneira excepcional. 12.2 Cada caso será avaliado pela Diretoria e pela Superintendência da Fundação. Caso seja de fato indispensável, será agendado atendimento presencial.

13 – GESTÃO DE PESSOAS FORA DA SEDE DA FEC

13.1 No caso de empregados da FEC lotados fora de sua sede, que se encontrem a serviço dos diversos projetos apoiados por esta Fundação, os mesmos deverão seguir os Planos de Contingência desenvolvidos por estes projetos. Inexistindo esses planos específicos, os mencionados empregados deverão reportar esse fato imediatamente à Gerência de Recursos Humanos da FEC, a fim de que sejam verificadas as medidas a serem adotadas, caso a caso, as quais serão discutidas com as respectivas coordenações dos projetos.

13.2 Face ao exposto, se estabelece que:

13.2.1. Enquanto vigorar o estado de emergência de saúde pública estabelecido pelo Ministério da Saúde, indicamos que todos os celetistas, prestadores de serviço, bolsistas e estagiários realizem suas atividades laborais em regime de teletrabalho e/ou em horário diferenciado, principalmente aqueles que são:

a) imunodeficientes ou portadores de doenças crônicas preexistentes ou graves, devidamente comprovadas por atestados médicos;
b) gestantes e lactantes;
c) com filhos menores de 1 ano ou coabitarem com idosos com doenças crônicas;
d) com 60 anos de idade ou mais;
e) que viajaram ou coabitem com pessoas que estiveram no exterior ou em cidades que tenham casos de contaminação comunitária confirmada, nos últimos 14 dias; e
f)com filhos que necessitem de sua assistência, cujos estabelecimentos de ensino estejam com as atividades paralisadas.

13.2.2 Cada caso será tratado de maneira individualizada. O empregado deve procurar, primeiro, sua chefia imediata que, por sua vez, deve entrar em contato com a Gerência de Recursos Humanos para os trâmites necessários, como suspensão do registro de ponto eletrônico, por exemplo.
13.2.3 Celetistas com sintomas de gripe ou resfriado devem comunicar imediatamente à Gerência de Recursos Humanos (para o e-mail: fernanda.fanzeres@somosfec.org.br) e permanecerem em casa até que os sintomas desapareçam completamente.
13.2.4 Enquanto perdurar essa situação, a entrega de documentos diversos, em especial atestados médicos (próprio ou de acompanhamento familiar) devem ser encaminhados de forma digital para o e-mail recursos.humanos@somosfec.org.br.
13.2.5 Os empregados e estagiários que fazem uso de transporte público podem ter seus horários de expediente revistos em função dos horários de sobrecarga nos transportes.

14 – CUIDADOS COM A SAÚDE

14.1 Reforçamos as ações preventivas:

a) Higienizar as mãos constantemente com água e sabão. Na impossibilidade, usar solução em álcool;
b) Ao tossir ou espirrar tape o nariz e a boca com lenços descartáveis ou use o antebraço e lave bem as mãos;
c) Evite tocar os olhos, nariz e boca;
d) Evitar contatos como abraços e apertos de mãos;
e) Evitar aglomerações ou locais fechados;
Manter os locais bem ventilados;
f) Cuide dos seus objetos de uso pessoal e não os compartilhe, em especial, os utilizados na copa;
g) Busque manter uma distância das pessoas.

14.2 A Covid-19 é uma doença grave, com transmissão comunitária; sendo possível, fique em casa.